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答復(fù)函格式

時間:2022-05-16 05:00:00 公函 我要投稿
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答復(fù)函格式范文

  答復(fù)函的怎么寫?下面就是小編給大家整理收集的答復(fù)函格式范文,供大家閱讀與參考。

  答復(fù)函格式范文

  概述

  答復(fù)即復(fù)函,屬公函的一種。

  復(fù)函是機關(guān)、單位為答復(fù)來函一方面商洽、詢問或聯(lián)系事宜而使用的一種公文,既可用于上級機關(guān)對下級單位的答復(fù)之用,也可用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的答復(fù)。復(fù)函如屬上級機關(guān)對下級機關(guān)所要求事項的答復(fù),同時具有某種批復(fù)、批示的性質(zhì)。

  答復(fù)函是對詢價函的回復(fù)。答復(fù)函也由開頭、正文、結(jié)尾三部分組成。

  1 開頭

  與普通書信一樣,其頂格書寫稱謂,即詢價者的尊稱。稱謂后面加冒號。

  2 正文

  分三步完成:回答詢價函中的問題,有問必答;以熱情的口吻歡迎對方盡快訂貨;可提供一些對方所問范圍之外的信息,既體現(xiàn)了服務(wù)的熱情與周到,也可起到一定的促銷作用。

  3 結(jié)尾

  與普通信函一樣,為落款和日期。落款標(biāo)明復(fù)函者的姓名,日期為復(fù)函時間,要年、月、日俱全。

  ××××商貿(mào)公司:

  感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。

  前封函中我們已說清了可以立即從倉庫發(fā)貨的品種。至于其他品種,我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計,但不會超過所說日期一個月。

  我們報價的所有品種都由高質(zhì)量皮料制成,設(shè)計多樣,色彩豐富,是可以滿足像您們這種高級時髦貿(mào)易的要求。

  盼望收到您們的訂貨,并寄上商品目錄一份,您們也許會對我們的其他一些產(chǎn)品產(chǎn)生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況,但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問,我們將樂意解答。

  ×××皮革制品營銷部

  20 ××年×月×日

  我們知道,答復(fù)函(報價函)是針對詢價函而寫的,所以,答復(fù)函必須有針對性,不能答非所問。

  這封報價函,不僅有針對性,且措詞十分得體。

  因為是答復(fù)函,語氣比詢價函要謙恭一些。“很高興"、“樂意”等詞語的運用,既是向?qū)Ψ奖硎玖己玫姆⻊?wù)態(tài)度,又表達了對對方應(yīng)有的尊敬。

  另外,撰寫者在有問必答的同時,也做到了留有余地。比如:“我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計,但不會超過所說日期一個月。”既回答了對方,又沒把話說死;既表明了自己的誠意,又為自己留下了回旋的余地。

  最后,在回答了對方的問題之后,撰寫者還巧妙地向?qū)Ψ浇榻B了其他產(chǎn)品,從而增加了信函的容量。

  范文

  XXXX先生:

  x月二十日有關(guān)第645號定單的來信收到。

  得知錯運貨物,本公司感到抱歉。正確的貨物已安排空運,應(yīng)于一周內(nèi)運抵。有關(guān)文件將加函寄上。

  煩請暫存錯運給貴方的貨物。

  如有任何疑問,歡迎與本公司聯(lián)絡(luò)。對于是次錯失,謹再次表示歉意。

  銷售部主任

  xxxx年5月20日

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