正式邀請(qǐng)函格式
在一般情況下，邀請(qǐng)有正式與非正式之分。非正式的邀請(qǐng)，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。相對(duì)而言，它顯得要隨便一些。正式的邀請(qǐng)，既講究禮儀，又要設(shè)法使被邀請(qǐng)者備忘，故此它多采用書面的形式，即洛陽禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的形式。
那么，什么是禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函?我們要怎樣來寫作禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函?
一、禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的含義
禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函又稱禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)信、禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)書，是禮儀活動(dòng)主辦方(單位、團(tuán)體或個(gè)人)邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、典禮，參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書面函件。
凡精心安排、精心組織的大型活動(dòng)與儀式，如宴會(huì)、舞會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、發(fā)布會(huì)、單位的開業(yè)儀式等等，只有采用禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函邀請(qǐng)佳賓，才會(huì)被人視之為與其檔次相稱。禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函有自己的基本內(nèi)容、特點(diǎn)及寫法上的一些要求。
二、禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容
禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容包括禮儀活動(dòng)的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);禮儀活動(dòng)的內(nèi)容和形式;參加對(duì)象;禮儀活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況填寫。
三、禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的特點(diǎn)
洛陽禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的特點(diǎn)體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：
禮貌性強(qiáng)。邀請(qǐng)事務(wù)使用邀請(qǐng)函表示禮貌。禮貌性是禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的最顯著的特征和基本原則。這體現(xiàn)在內(nèi)容的完全的贊美肯定和固定的禮貌用語的使用上，強(qiáng)調(diào)雙方和諧友好的交往。
感情誠摯。禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函是為社交服務(wù)的專門文書，這使得它能夠單純地、充分地發(fā)散友好的感情信息，適宜于在特定的禮儀時(shí)機(jī)、場合，向禮儀對(duì)象表達(dá)專門誠摯的感情。
語言簡潔明了。禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函是現(xiàn)實(shí)生活中常用的一種日常應(yīng)用寫作文種，要注意語言的簡潔明了，看懂就行，文字不要太多太深?yuàn)W。
適用面廣。禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函使用于國際交往以及日常的各種社交活動(dòng)中，而且適用于單位、企業(yè)、個(gè)人，范圍非常廣泛。
四、禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法
在應(yīng)用寫作中禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函是非常重要的，尤其是社會(huì)交際空前廣泛和重要的當(dāng)代社會(huì)，寫好它可以說至關(guān)重要。對(duì)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的寫法要注意格式和形式兩個(gè)方面。
首先是結(jié)構(gòu)上寫法類似公函。一般格式如下：
邀請(qǐng)函
尊敬的________________
您好!
___________單位將于____年____月____日在_________地，舉辦_____________活動(dòng)，特邀您參加，謝謝。
請(qǐng)看例文一：
邀請(qǐng)函
尊敬的×××教授：
我們學(xué)會(huì)決定于××年×月×日在省城××賓館舉辦民間文學(xué)理論報(bào)告會(huì)。恭請(qǐng)您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務(wù)請(qǐng)撥冗出席。
順祝
健康!
××省文學(xué)研究會(huì)
聯(lián)系人：×××
××年×月×日
這是最常見的、標(biāo)題只以文種“邀請(qǐng)函”字樣出現(xiàn)的范例。
再看例文二：
新春晚會(huì)邀請(qǐng)函
________小姐/先生
仰首是春、俯首成秋，××公司又迎來了她的第×個(gè)新年。我們深知在發(fā)展的道路上離不開您的合作與支持，我們?nèi)〉玫?成績中有您的辛勤工作。久久聯(lián)合、歲歲相長。作為一家成熟、專業(yè)的×x公司，我們珍惜您的選擇，我們?cè)敢馀c您一起分享對(duì)新年的期盼。故在此邀請(qǐng)您參加×××公司舉辦的新年酒會(huì)，與您共話友情、展望將來。如蒙應(yīng)允，不勝欣喜。
地點(diǎn)：×××
時(shí)間：××年×月×日
備注：期間抽獎(jiǎng)，請(qǐng)隨賜名片
這里標(biāo)題除了文種“邀請(qǐng)函”字樣外，還出現(xiàn)了事由“新春晚會(huì)”。 在一個(gè)商業(yè)社會(huì)里，商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函也出現(xiàn)得越來越普遍。
商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函反映了商務(wù)活動(dòng)中的人際社交關(guān)系，企業(yè)可根據(jù)商務(wù)禮儀活動(dòng)的目的為其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營銷渠道商、運(yùn)輸服務(wù)合作者、政府部門負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等)撰寫具有企業(yè)文化特色的邀請(qǐng)函。一般來說，商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的文本內(nèi)容包括兩部分：邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容和邀請(qǐng)函回執(zhí)。
如：洛陽xxxxxx公司年終客戶答謝會(huì)邀請(qǐng)函
尊敬的×××先生/女士：
過往的一年，我們用心搭建平臺(tái)。您是我們關(guān)注和支持的財(cái)富主角。
新年即將來臨，我們傾情實(shí)現(xiàn)公司客戶大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對(duì)xxxxxx公司的大力支持.我們特于××年×月×日×時(shí)在×××大酒店一樓×x殿舉辦××年度xxxxxx公司客戶答謝會(huì)，屆時(shí)將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎(jiǎng)品等待著您，期待您的光臨! 讓我們同敘友誼。共話未來， 迎接來年更多的財(cái)富，更多的快樂!
洛陽xxxxxx公司
×x年×月×日
這是商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的主體內(nèi)容，標(biāo)題除了文種“邀請(qǐng)函”、事由“××廣告公司年終客戶答謝會(huì)”字樣外，還出現(xiàn)了活動(dòng)主題標(biāo)語“財(cái)富主角”;正文亦符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。
商務(wù)禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的回執(zhí)則常采用表格的形式，將需要被邀請(qǐng)方填寫的事項(xiàng)逐項(xiàng)列出。一般包括參會(huì)企業(yè)名稱、參會(huì)人員姓名、性別、職務(wù)、民族習(xí)慣、參會(huì)要求(如參與某項(xiàng)專題活動(dòng));被邀請(qǐng)方的聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵件地址等。禮儀活動(dòng)組織部門的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵件地址、企業(yè)網(wǎng)址等。
回執(zhí)要隨邀請(qǐng)函同時(shí)發(fā)出，并要求按時(shí)回復(fù)。
由以上各例，我們可以看出禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)通常由標(biāo)題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。
標(biāo)題。一般只寫文種“邀請(qǐng)函”即可，字號(hào)比通常標(biāo)題要略大一些。有時(shí)也可以加“事由” ，如“關(guān)于參加研討會(huì)的邀請(qǐng)函”。有時(shí)還可包括個(gè)性化的活動(dòng)主題標(biāo)語，如“溝通無限中部六省城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函”。
稱謂。是對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個(gè)人姓名，后加冒號(hào)。要寫明對(duì)方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜。也可以用“ 同志”、“經(jīng)理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。
正文。是邀請(qǐng)函的主體。頭可向被邀請(qǐng)人簡單問候，位臵在稱謂下一行，空兩格。接著寫明舉辦禮儀活動(dòng)的緣由、目的、事項(xiàng)及要求，寫明禮儀活動(dòng)的日程安排、時(shí)間、地點(diǎn)，邀請(qǐng)對(duì)象以及邀請(qǐng)對(duì)象所做的工作等，并對(duì)被邀請(qǐng)方發(fā)出得體、誠摯的邀請(qǐng)。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請(qǐng)函一并送給邀請(qǐng)對(duì)象。有較為詳細(xì)出席說明的，通常要另紙說明，避免邀請(qǐng)函寫得過長。
敬語。末尾一般要寫常用的邀請(qǐng)慣用語。如“敬請(qǐng)光臨”、“敬請(qǐng)參加”、“請(qǐng)屆時(shí)出席”之類的敬語。有些邀請(qǐng)函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。
落款。署上邀請(qǐng)單位名稱或發(fā)函者個(gè)人名稱，署上發(fā)函日期。邀請(qǐng)單位還應(yīng)加蓋公章，以示莊重。
其次是形式上的要求。邀請(qǐng)函的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的請(qǐng)柬填寫。
五、寫禮儀活動(dòng)邀請(qǐng)函
要注意的事項(xiàng)
1.“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席×x活動(dòng)的函”。 2.被邀請(qǐng)者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號(hào)或別名。在兩個(gè)姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”，不用頓號(hào)或逗號(hào)。網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
3.嚴(yán)格遵守寫作格式，稱謂、邀請(qǐng)事由、具體內(nèi)容、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、 相關(guān)事宜、聯(lián)系方式、落款等是必不可少的部分，不能丟漏信息。
4.邀請(qǐng)事項(xiàng)務(wù)必周詳，使邀請(qǐng)對(duì)象可以有準(zhǔn)備而來，也會(huì)使活動(dòng)舉辦的個(gè)人或單位減少一些意想不到的麻煩。