公司文件分類管理制度

時(shí)間：2022-03-09 14:23:25 公司文件分類管理制度我要投稿

公司文件分類管理制度

　　在當(dāng)下社會(huì)，制度對(duì)人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國(guó)家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的公司文件分類管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。

　　公司文件分類管理制度1

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來(lái)文件的管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

　　3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

　　3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。

　　3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

　　3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。

　　3.4.6設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。

　　3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。

　　3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。

　　3.5質(zhì)量體系文件的`編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

　　四、定義

　　4.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

　　4.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，

　　4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

　　五、工作程序

　　5.1文件的分類

　　5.1.1文件屬性分類

　　（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等。

　　（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。

　　（5）外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、設(shè)備文檔等。

　　5.1.2文件階層分類

　　（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。

　　（2)二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。

　　（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、外來(lái)文件等。

　　（4)四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。

　　公司文件分類管理制度2

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上堅(jiān)持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的`服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責(zé)追究

　　各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。

　　公司文件分類管理制度3

　　一、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　二、職責(zé)

　　2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。

　　2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　三、文件種類

　　3.1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；

　　3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。

　　四、文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復(fù)文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；

　　4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；

　　五、文號(hào)

　　5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見(jiàn)附件。

　　5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。

　　六、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

　　6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　七、文件管理

　　7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；

　　7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

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